Подготовка документов к архивному хранению – процедура куда более значимая, нежели представляется многим. Настолько, что, по действующим архивным стандартам, в организации должна быть создана и функционировать экспертная комиссия (ЭК), проводящая экспертизу ценности юридически значимых актов и организующая процедуру их передачи в архив.
Обычно состав комиссии утверждается руководителем организации приказом. В компании также должно быть разработано соответствующее положение и инструкции. Как правило, членами комиссии становятся работники тех структурных подразделений, которые и передают документы на хранение. Включаются в ее состав и сотрудники архивной службы.
В последнее время все большее распространение получает архивный аутсорсинг. Речь идет об услугах специализированных фирм, принимающих документы на внеофисное хранение. В случае сотрудничества с ними все мероприятия, начиная с подготовки документов к архивному хранению и заканчивая их уничтожением по истечении установленного законом срока берет на себя квалифицированный исполнитель.
Он же проводит экспертизу ценности юридически значимых актов. Она необходима для того чтобы определить, какие документы подлежат передаче в архив, а какие нет. И это первоначальный этап подготовительных мероприятий. Далее следует отбор актов и формирование из них архивных дел. Действующие стандарты при этом устанавливают следующие требования:
- Дела должны содержать не более 250 листов. Толщина – не больше 4 см.
- Дела формируются в соответствии с типом включаемых в них документов. Так, разумеется, отдельно сшиваются кадровые акты и бухгалтерские. Но и внутри этого деления существуют свои разновидности – отдельно сшиваются, скажем, приказы, распоряжения и т.д. Исключение могут составлять дела юридических служб, в которых хранятся копии самых разных актов, но подлинники все равно должны находиться в папках тех структурных единиц, которые их создали. Документы скрепляются разным способом, но он в любом случае должен гарантировать возможность их чтения.
- Дела формируются по годам – в каждой папке документы текущего года.
Необходимо понимать, что далеко не все акты подлежат обязательной передаче в архив. Согласно действующим правилам, туда поступают дела постоянного и долговременного (свыше десяти лет) хранения. Остальные содержатся в создавшем их отделе и по истечении установленного законом периода уничтожаются. Иное дело, что организация может хранить документы и больше установленного срока. Главное – чтобы не меньше. Правда, чрезмерная «любовь» к бумагам может в итоге привести к увеличению архива до огромных размеров. Чтобы этого не произошло, рекомендуется переносить информацию с бумажных носителей на электронные. Благо, и эта услуга входит в комплекс, оказываемых специализированными компаниями. Исполнители имеют для этого все необходимое – высокопроизводительные сканеры, соответствующие программы, обученный персонал. Правда, это уже совсем другая история.
